W 2018 roku wprowadzono szereg zmian w przepisach Kodeksu Pracy. Część z nich zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. Były to nie tylko zmiany kosmetyczne, ale i merytoryczne. Największe zmiany obejmują w szczególności regulacje dotyczące sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę, prowadzenia akt osobowych przez pracodawcę i ich przechowywania. Co dokładnie wprowadziła nowelizacja?

 

Rozszerzenie zakresu danych pracownika o numer rachunku płatniczego

Ustawodawca rozszerzył zakres danych pracownika o numer rachunku płatniczego zawarty w art. 221 § 2 pkt 3 KP. Z powyższym artykułem łączy się treść art. 86 § 3 KP, w którym dostosowano przepisy stanowiąc, że od 1 stycznia 2019 r. ogólną regułą będzie wypłacanie wynagrodzenia na konto wskazane przez pracownika. Wcześniej normą była wypłata wynagrodzenia do rąk własnych – choć w praktyce już jakiś czas temu zaczęto odchodzić o tej formy płatności.

 

Zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Niewątpliwie ważną kwestią jest możliwość zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Już wcześniej pracodawca mógł prowadzić i przechowywać dokumentację również w postaci elektronicznej zgodnie z art. 94 pkt 9aKP. Nowo dodany art. 9411 KP zrównuje jednak formę elektroniczną z papierową. Stanowi to spore udogodnienie, gdyż wcześniej obligatoryjna była postać papierowa.

Ponadto, znowelizowano art. 94 pkt 9b KP w zakresie obowiązków pracodawcy odnośnie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ma on gwarantować zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, jednocześnie nie dopuszczając do uszkodzenia lub zniszczenia dokumentacji. Warunek też obowiązuje przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po jego zakończeniu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych. Niespełnienie powyższych wymagań będzie stanowić wykroczenie pracodawcy zgodnie z nowym brzmieniem art. 281 pkt. 6 i 6a. KP, podlegające karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Dodatkowo zmianie uległ art. 2982 KP, w którym minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi w drodze rozporządzenia:

  • zakres, sposoby i warunki prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania;
  • sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi oraz najbliższej rodzinie w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

 

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej do celów dowodowych

Do nowych przepisów dołączyły także art. 944 – 9412 KP dotyczące m.in. kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej do celów dowodowych.

Z ważniejszych postanowień dotyczących pracodawcy można wymienić następujące obowiązki:

  • do przechowywania dokumentacji pracowniczej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jeśli pracodawca jest stroną postępowania;
  • do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej;
  • zawiadomienia pracownika lub byłego pracownika o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji odnośnie zmiany prowadzenia dokumentacji;
  • zawiadomienia najbliższej rodziny pracownika wymienionej w art: 949 3 KP o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika;
  • do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika oraz najbliższej rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Ponadto:

  • w przypadku gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęcia postępowania, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia byłego pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, która w sytuacji jej nieodebrania będzie zniszczona;
  • w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje wraz ze świadectwem pracy informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. o okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego oraz możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również o prawie do zniszczenia w przypadku jej nieodebrania.

 

Reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa

Przedmiotowa nowelizacja obejmuje również drobne zmiany dotyczące reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej. Dawne przepisy art. 24117 oraz 24125a KP zostały uchylone, a ich funkcję przejął art. 252 oraz 253 ustawy o związkach zawodowych w szczególności miało to miejsce w art. 676 § 2; art. 139 § 5; art. 150 § 3 pkt 1; art. 2419 § 4; art. 24114a § 2; art. 24116 § 3 i 5; art. 24125 § 3 i 5; 24128 § 4 i 5.

 

Ograniczenie obowiązku prowadzenia szkoleń okresowych BHP

Dodatkowo wprowadzono modyfikacje w szkoleniu pracowników w zakresie BHP. Dodano nowe art. 2373 § 22-24, które dotyczą ograniczenia obowiązku prowadzenia szkoleń okresowych BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych. Ograniczenie dotyczy przypadku, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy, nie przekracza trzeciej kategorii ryzyka zgodnie z przepisami o ubezpieczeniu społecznym. Ponadto w art. 23711 § 1 pkt 2 umożliwiono pracodawcy wykonywanie zadań służby BHP zatrudniającego do 50 pracowników (wcześniej 20), w sytuacji zakwalifikowania jego działalności do kategorii ryzyka, jednak nie większej niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym.

 

Pracownicze Play Kapitałowe

Z innych zmian, które mogą mieć wpływ na sytuację finansową pracowników, jest dodanie do art. 87 § 1 oraz 871 § 1 wzmianki o Pracowniczych Planach Kapitałowych, czyli powszechnego programu oszczędnościowego mającego na celu zwiększenie bezpieczeństwa finansowego pracownika. Będzie można zatem odliczyć od wynagrodzenia za pracę wpłaty na rzecz PPK, jeśli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. Choć temu zagadnieniu poświęcimy już odrębny materiał.

Podsumowując, opisane wyżej zmiany mają na celu usprawnienie w wprowadzeniu dokumentacji pracowniczej, jak również dostosować do obecnych standardów stosunki między pracodawcą, a pracownikiem.

Tekst: Piotr Godlewski

 

Ustawy zmieniające przepisy Kodeksu Pracy:

  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357 art. 1).
  • Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2018.1608 art. 2).
  • Ustawa z dnia 9 listopada o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U.2018.2244 art. 2).
  • Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U.2018.2215 art. 112).